Kun sovittu ei pidä

Asiakkaiden kanssa työskennellessä on tärkeintä pitää kiinni sovituista asioista ja kuunnella keskittyneesti. Välistä on kiire tai tulee muutoksia tai yllätyksiä, sovitut asiat muuttuvat. Myönnän itsekin tekeväni virheitä ja esim. sovitun tapaamisen joutuu perumaan tai siirtämään. Joka kerta se tuntuu kuitenkin itsestä pahalta, joten yritän oppia siinäkin paremmaksi.

Toinen näkökulma on projektien sujuvuus. Kun on jostain sovittu, odottaa toinen osapuoli että siitä pidetään kiinni. Markkinointiprojekteissa aikataulutetaan kaikki melko tarkasti ja varsinaisissa töissä pidän niistä sovituista aikatauluista kiinni tarkasti.

Mutta mitä sitten jos toinen osapuoli pettää?

Lapsi on tässä hyvä esimerkki. Kun on jotain sovittu ja aikuinen ei pidäkään kiinni sovitusta, se tuntuu lapsesta maailmanlopulta. Se voi olla ihan pienikin asia: sovittu yhteinen pelihetki, kaupassa käynti, lyhyt ulkoilu. Lasten kanssa sovitusta pidetään aina kiinni, jotta lapsi ei pety. Jos tuleekin jokin este, lapselle selitetään kuitenkin avoimesti mistä on kyse ja sovitaan uusi aika sovitulle asialle.

Miksi näin ei toimita aina työelämässä?

Markkinointiprojektissa projektit viivästyvät useimmiten siksi, että jokin taho ei pidä kiinni omasta osuudestaan. Tekninen toteutus viivästyy, asiakas ei kommentoi aikataulun mukaisesti logoja tai jokin osapuoli ei pidä kiinni sovitusta. Totta on, että näin käy jatkossakin ja niitä tilanteita ei voi koskaan täysin välttää. Se aiheuttaa usein sekavuutta tiimeissäkin, jos projektit venyvät tai ei oikein tiedetä, että mistä viivästyminen johtuu. Mutta miten asian voisi hoitaa niin, että kenellekään ei jää epätietoinen olo?

Ratkaisu tähän on avoin kommunikaatio. Jos projekti on viivästymässä, siitä kerrotaan heti yhteistyökumppanille, asiakkaalle, toteuttajalle. Jos jokin päätös vaatii enemmän aikaa tai resursseja, siitä kerrotaan heti. Jos jokin työ onkin monimutkaisempi toteuttaa kuin ajateltiin, siitä kerrotaan heti. Esimerkkinä: toivon itse, että asiakas kertoisi jos on niin kiire että ei ehdi kommentoida logoa. Helpottaa kun tietää, että asia on kuitenkin mielenpäällä eikä unohdettu ja pystyy myös itse reagoimaan muuttuneeseen aikatauluun. Näin ei tarvitse pohtia, että missä vaiheessa kalenteriin tulee taas työ eteen tai pohtia onko asiakas tyytymätön tai onko koko tilanne kokonaan muuttunut ja ei tarvitakaan enää logoa.

Muutokset eivät koskaan ole ongelma vaan se, että niistä ei puhuta avoimesti. Siispä, jos tulee viivästyksiä tai muutoksia, kerrotaan siitä aina avoimesti. Molemminpuolin. Näin kaikki osapuolet tietävät missä ollaan menossa, vältytään virheiltä, epätietoisuudelta. Projektit ja asiat voidaan aikatauluttaa aina uudestaan ja uudestaan.