Miksi EI:n sanominen on paras ajanhallintavinkki?

Oletko usein opetellut uusia keinoja hallita aikaa ja tehtäviä? Ottanut käyttöösi yhä monimutkaisempia tai yhä paremmin ja paremmin markkinoituja projektinhallintatyökaluja, todolistoja, kalentereita? Etsit silti edelleen aikaa juuri niille oleellisille tehtävillesi.

Ajan määrite on ihmisen keksimä. Kello keksittiin mittaamaan aikaa ja samalla määritettiin käsite aika uudella tavalla. Aiemmin ihmiset elivät luonnollisemman rytmin mukaan, kuunnellen auringon ja vuodenaikojen sanelemia ehtoja. Sitten ihminen päätti ottaa vallan.

Ajan määrittäminen on mielenkiintoista. Mittaammeko minuutteja vai mittaammeko tiimalasista kauanko hiekka valuu alas? Miten saamme tehokkaammin asioita aikaan samassa ajassa kuin aiemmin?

Ihmiset hukkuvat maailman monimutkaisuuteen. Käsitteet eivät enää pysy ihmisten mielissä ja kun ymmärrys uupuu, hukkuu myös ihmisen kyky saada hallinnan tunne. Kun hallinnan tunne tipahtaa meistä, tipumme kuin lehti syksyllä puusta ja olemme tuulten vietävissä sinne minne tuuli meitä kuljettaa.

Meillä on käytännössä kaikilla sama määrä aikaa käytettävissä, mutta miksi toisilla on enemmän kiire ja toiset saavat paljon aikaan tuntematta uupumusta? Mistä tässä kaikessa on kyse?

Yksinkertaistettu menetelmä on sanoa kaikelle EI. Sano niin paljon EI, että kalenterisi on täynnä vapaata tilaa ja siellä voi hengittää. Sen jälkeen määrität tehtäviä, et aikaa. Määrittele mitkä asiat ovat sinulle tärkeitä. Mitä työtehtäviä sinun tulee saada aikaan. Laita viikkoosi esim 4 tärkeintä asiaa, jotka pitää tulla hoidetuksi per päivä. Loput tulee kyllä siinä sivussa tehtyä tai sitten ne ovat tehtäviä, joita ei lopulta tarvitsekaan hoitaa.

Tärkeintä on, että sinulla on tunne siitä että tiedät mitä saat aikaan ja että käytät aikasi niihin asioihin, jotka ovat sinulle tärkeitä. Kun sanot EI kaikelle muulle, saat entistä enemmän aikaa juuri niille asioille, joihin haluat keskittyä.

Ajanhallinnassa tärkeää on määrittää omat arvot ja työtehtävät. Pitää tietää, mitkä tehtävät ovat oleellisia ja mitkä ei. Usein kysytään että mistä tiedän onko tärkeää mennä vaikka yrittäjäjärjestön järjestämään verkostoitumistilaisuuteen. Toinen osa sinusta sanoo: kyllä, sinun pitää mennä tai menetät kauppoja. Toinen osa sanoo: kyllä, sinun pitää mennä jotta olet uskottava ja saat kauppoja. Kolmas osa sinusta sanoo: ei, sinun pitää levätä. Neljäs osa sinusta sanoo: ei, sinun pitää tehdä viikkosiivous ja hoitaa lapset harrastuksiin. Taistelet jatkuvasti itseäsi vastaan.

Mestarilliset soturit eivät lakkaa taistelemasta. He opettelevat uusia taktiikoita ja voittavat taisteluita ja välistä myös häviävät jotta voisivat taas kasvaa. Hyvät soturit keskittyvät aina yhteen asiaan kerrallaan eivätkä taistele useammassa sodassa yhtä aikaa. Sama koskee mestarillista ajankäyttäjää. Toteuta omien arvojesi mukaisia tehtäviä, sano ylimääräisille asioille EI ja seuraa miten taistelusi etenee.